Redaktionsworkflow

Kann der Workflow übersprungen werden?

Es gibt in OJS 2 und 3 das Quicksubmit-Plugin. In OJS 3 muss es über die Plugin-Gallery installiert werden. Hiermit kann ein Artikel direkt nach der Einreichung veröffentlicht werden, ohne den Workflow zu durchlaufen.

Kann ich als Herausgeber/in die Artikel für meine Autor/innen hochladen?

Sie können als Herausgeber/in Artikel auch im Namen Ihrer Autor/innen einreichen. Dazu durchlaufen Sie den gewohnten Einreichungsprozess, ändern aber in den Metadaten entsprechend die Einträge in der Beitragendenliste. Wenn Sie selbst kein/e Autor/in sind, entfernen Sie einfach den automatischen Eintrag und ergänzen die entsprechenden Autor/innen. Sie können aus der Nutzer/innenliste wählen oder neue Autor/innen manuell eintragen.

Können die Guidelines für Reviewer spezifisch je Section angegeben werden?

Es gibt die Möglichkeit pro Section bestimmte Informationen anzugeben. Diese werden aber derzeit noch nicht angezeigt. Das ist ein Fehler, den wir gemeldet haben. Sobald er berichtigt wurde, kann dieser Bereich auch genutzt werden, um Richtlinien zu veröffentlichen.

Werden Namen beim Double Blind Review automatisch entfernt?

Die Contributors sind nur für die Redaktion uneingeschränkt sichtbar. Zur Sicherung eines (Double-)Blind-Review-Verfahrens werden weder Reviewer/innen noch Autor/innen die übrigen involvierten Personen angezeigt. Auch Diskussionen werden den Autor/innen nur angezeigt, wenn sie explizit zur Diskussion hinzugefügt wurden. Reviewer/innen können nicht zu den Diskussionen hinzugefügt werden. Wird ein Double-Blind-Review-Verfahren angewendet, werden Autor/innennamen aus den Metadaten für Reviewer/innen versteckt. Eine manuelle Kontrolle der eingereichten Manuskripte ist allerdings notwendig.

Können Autor/innen mit Nutzer/innen zusammengeführt werden?

Bei einer Einreichung wird der/die Einreichende automatisch als Autor/in eingetragen. Falls dies nicht korrekt ist (weil die Einreichende den Artikel für jemand anderes einstellt) können Autor/inneneinträge auch entfernt, neue erstellt oder im System bereits vorhandene Nutzer als Autor/innen eingetragen werden. Dabei ist zu beachten, dass OJS Nutzer/innen und Autor/innen getrennt voneinander verwaltet. Dies ist wichtig, wenn beispielsweise ein/e Nutzer/in aus dem System gelöscht wird. In diesem Fall muss die Person trotzdem noch als Autor/in in den entsprechenden Metadaten stehen.

Wie funktioniert der neue Diskussionsbereich in OJS3?

In jedem Schritt des Einreichungsprozesses steht ein gesonderter Diskussionsbereich zur Verfügung. Alle Nutzer/innen, die einem Workflow-Schritt zugewiesen sind, können zu Diskussion hinzugefügt werden. Nur hinzugefügte Personen können Diskussionen einsehen und werden darüber benachrichtigt. Das bedeutet, dass Autor/innen beispielsweise nur benachrichtigt werden, wenn Sie auch Teil der Diskussion sind.
Journalmanager/innen und Administrator/innen können Diskussionen editieren und löschen. Sonstige Teilnehmende können lediglich ihre eigenen Beiträge editieren oder löschen.
Selbst wenn ein Workflow-Schritt mitsamt allen Diskussionspunkten abgeschlossen ist, können diese nachträglich eingesehen werden.

Können nachträglich weitere Versionen zu einem veröffentlichten Artikel ergänzt werden?

Nein, da OJS bisher keine Versionsverwaltung besitzt, ist dies nicht möglich. Dateien, die eine DOI zugewiesen bekommen haben, dürfen nicht mehr geändert, ausgetauscht oder gelöscht werden. Bereits vergebene DOI sollten sich nie ändern, da sonst das Prinzip von DOI unterlaufen wird. Die Funktion der Artikelversionierung wird aber in einer künftigen Version von OJS implementiert werden.

Kann man mehrere Dateien gleichzeitig hochladen?

Nein, Dateien müssen einzeln hochgeladen werden, da auch entsprechende Metadaten eingegeben werden müssen.

Kann man wieder Begutachtungsformulare einstellen?

Ja, Begutachtungsformulare können definiert werden. Die Optionen dafür befinden sich unter Settings -> Workflow -> Review Forms. Es muss erst ein Formular erstellt werden. Anschließend können Elemente hinzugefügt werden und über die Preview-Funktion vorab überprüft werden. In diesem Bereich können auch weitere Informationen zum Begutachtungsprozess wie z.B. Begutachtungs Guidelines definiert werden.

Einrichtung der Zeitschrift

Welche Lizenz kann ich für meine Zeitschrift verwenden und wie implementiere ich eine solche?

Eine ausführliche Anleitung zur Wahl einer Lizenz incl. einer Übersicht über mögliche Creative-Commons-Lizenzen und zur Implementierung in OJS finden Sie in unserer Anleitung.

Wie erstelle ich das Impressum mit OJS3?

Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung eines Impressums in OJS finden Sie in unserer Anleitung.

Wie kann ich eine Zeitschrift konform zur Datenschutz-Grundverordnung DSGVO einrichten?

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung DSGVO ist ab Mai 2018 verbindlich. PKP hat dazu den Leitfaden „GDPR Guidebook for PKP Users“ veröffentlicht, der sowohl Informationen für Zeitschriftenbetreiber/innen als auch eine Anleitung zur datenschutzkonformen Einrichtung von OJS enthält.

Können die Sections bzw. Rubriken weiter untergliedert werden?

Es können beliebig viele Sections bzw. Rubriken erstellt werden. Eine weitere strukturelle Untergliederung von Sections bzw. Rubriken ist nicht vorgesehen.

Wie kann ich die E-Mails anpassen, die im Redaktionsprozess verschickt werden?

 Eine Anleitung zum Anpassen der bestehende E-Mail-Vorlagen in OJS finden Sie in unserer Anleitung.

Können Metadatenfelder verändert werden?

Abstracts können in den Section- bzw. Rubrikeneinstellungen als Pflichtfeld definiert werden. Diese Einstellung gilt dann für alle Beiträge innerhalb dieser Section bzw. Rubrik. Die übrigen Pflichtfelder sind nicht individualisierbar. Pflichtfelder sind nur in der Einreichungsprache verpflichtend, nicht jedoch in den übrigen Formularsprachen.

Wie kann ich die Pflichtexemplare für die Deutsche Nationalbibliothek DNB abliefern?

Um die Pflichtabgabe an die DNB zu erleichtern, hat das Projekt ein Plugin für OJS erstellt. Eine ausführliche Anleitung zu dessen Verwendung finden Sie in unserer Anleitung.

Was ist OAI?

Die Open Archives Initiative (OAI) ist eine Initiative von Betreibern von Dokumentenservern, die eine Technik zum standardisierten Sammeln und Verarbeiten von Metadaten entwickelt hat, das OAI Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). OJS bietet mit seiner OAI-Schnittstelle eine Möglichkeit zum Austausch von Metadaten. Verfügbare Metadatenformate sind oai_dc, marcxml, rfc1807 und oai_marc. Unter der Adresse können beispielweise die Metadaten im Format „Dublin Core“ ausgelesen werden.

Was kann das Citation Style Language Plugin?

Das Citation Style Language Plugin (CSL Plugin) für OJS 3 bietet die Möglichkeit, Zitationsstile zu implementieren.

Wie funktionieren DOIs in OJS?

DOIs werden verwendet, um Dokumente eineindeutig zu identifizieren und auffindbar zu machen, auch wenn sich die URL verändert. Für die Verbindung von DOIs und URLs gibt es Registrierungsagenturen wie DataCite oder CrossRef.
Für OJS gibt es ein Plugin, mit dessen Hilfe DOIs für Ausgaben, Artikel und Galleys erstellt werden können. Weitere Plugins übernehmen die Meldung der DOIs bei der entsprechenden Registrierungsagentur. In den Metadaten der Ausgaben, Artikel und Galleys kann eine Voransicht der jeweiligen DOIs eingesehen werden. Dort stehen möglicherweise noch Platzhalter.
Das DOI-Plugin bietet die Möglichkeit, nachträglich für bereits publizierte Ausgaben, Artikel und Druckfahnen DOIs zuzuweisen. Die Schaltfläche „Reassign“ löscht bereits zugewiesene DOIs global für alle Objekte, die Schaltfläche „Assign“ weist anschließend allen Objekten ohne bereits zugewiesene DOI eine solche zu. Diese Funktion muss mit großer Vorsicht verwendet werden. Bereits vergebene DOI sollten sich nie ändern, da sonst das Prinzip von DOI unterlaufen wird.

Was sind Galleys?

Der Begriff Galley (auf deutsch „Druckfahne“) stammt aus dem Printbereich und bezeichnet die finale Datei-Version eines Artikels, die publiziert wird. In OJS wird eine neue Galley erstellt und mit einem Namen versehen. Dieser erscheint als Label auf der Artikelseite. Typischerweise werden für eine Galley die Dateitypen HTML, PDF und epub gewählt; weitere Formate sind aber möglich.
OJS erkennt die entsprechende Dateiendung und bietet teilweise verschiedene Optionen an, wie den PDF-Viewer im Frontend (für PDF Dateien) oder die Option, im Backend Bilder hochzuladen (für HTML-Dateien).

Wie kann ich die DOI in eine Galley-Datei einbinden?

Um die Voransicht der DOI einer Galley zu erhalten, muss zunächst eine Datei eingestellt werden, die noch nicht veröffentlicht wird. Anschließend kann die DOI ausgelesen werden und in die Datei eingebunden werden. Die bereits zuvor eingestellte Datei kann nun ersetzt werden. Danach kann der Artikel samt Galley veröffentlicht werden.

Wie erreiche ich eine Registrierung meiner Open-Acces-Zeitschrift beim Directory of Open Access Journals (DOAJ)?

Eine Anleitung für die optimale Indexierung von OJS-Zeitschriften im Sinne von Open Access finden Sie in unserer Anleitung zur Registrierung bei DOAJ.

Produktion der Zeitschrift

Kann ich mit OJS ohne Ausgabenbindung publizieren (Continuous publication)?

Eine Veröffentlichung ohne Ausgabenbindung ist nicht möglich. Man kann aber eine Ausgabe veröffentlichen und alle Artikel, auch zukünftige, dieser zuweisen.

Erfolgt die Produktion von PDF, XML, ePub etc. komplett außerhalb von OJS?

Die Erstellung von PDF, HTML und anderen Publikationsformaten ist aktuell kein Standard-Bestandteil von OJS. Es gibt aber Drittprojekte, die vorhandene Editoren per Plugin einbinden, z. B. FidusWriter. Außerdem wird in Heidelberg ein Tool entwickelt, mit dem sich Word-Dokumente in HTML-Dateien konvertieren lassen. Ein ähnliches Angebot (Open Typesetting Stack) entwickelt PKP selbst derzeit als Plugin für OJS 3.

Werden die Seitenzahlen automatisch generiert?

Seitenzahlen stammen aus dem Printbereich und sind im im digitalen Publikationsbereich weniger üblich. Gerade vor dem Hintergrund der Publikationsformate HTML und EPUB funktionieren Seitenzahlen nicht mehr, da der Inhalt entweder auf einer Einzelseite angezeigt wird (HTML) oder die Menge an Inhalt abhängig von Einstellungen und dem Format des anzeigenden Gerätes ist (EPUB). OJS bietet keine automatische Seitenzählung an.
Seitenzahlen können manuell hinzu gefügt werden. Diese sind sinnvoll, wenn es sich um PDF-Dateien handelt, deren Darstellung sich auch auf verschiedenen Ausgabe-Geräten nicht ändert, oder wenn es sich um eine Ausgabe handelt, die auch gedruckt erscheint.

Allgemein

Die Keywords werden bei der Suche in OJS 3 nicht gefunden.

Die Suchfunktion ist in OJS 3 bewusst einfach gehalten: Sie soll durch ein entsprechendes Plugin erweitert werden. Hierfür wird im Rahmen des Projekts OJS-de.net das Solr/Lucene-Plugin an OJS 3 angepasst. Das überarbeitete Plugin wird nach Fertigstellung der Community frei zur Verfügung gestellt. siehe auch die Seite „Softwareanpassungen“, Abschnitt Solr

Werden Texte auf Englisch angezeigt, wenn keine deutsche Übersetzung vorhanden ist?

Nein. Es gibt aber in OJS 2 gibt das Default Translation Plugin, welches dies bewerkstelligt. Für OJS 3 ist das Plugin im Masterbranch bereits angepasst aber noch nicht ausführlich getestet. Eine weitere Möglichkeit stellt das Translator-Plugin dar, das die Funktion des aus OJS 2 bekannten Custom-Locale-Plugins übernimmt. Hier können fehlende Übersetzungen hinzugefügt oder individuelle Änderungen bereits vorhandener Übersetzungen vorgenommen werden.

Wie ist die Benennungsstruktur von Dateinamen aufgebaut?

Jede Datei, die in OJS hochgeladen wird, erhält eine eineindeutige ID. Diese wird links neben dem Dateinamen angezeigt und besteht aus zwei Teilen: der ID und der Revisionsnummer.
Beim Upload übernimmt OJS den Originalnamen der Datei als Metadatum und zeigt diesen an. Wird die Datei später heruntergeladen, sieht man, dass OJS die Datei systematisch umbenannt hat. Sie enthält obige zweiteilige ID und weitere Zahlen, sowie das Datum des Upload-Tages.

Birgt das Hochladen von Dateien Sicherheitsrisiken?

Sofern die Sicherheitshinweise von PKP für die Grundeinrichtung berücksichtigt wurden (files-Ordner außerhalb von Web-Root, etc.), sollte es keine Probleme geben, die über die grundsätzlichen Risiken hinausgehen, die durch das Hochladen unbekannter Dateien entstehen könnten. Bestimmte Funktionen könnten allerdings dennoch missbraucht werden.

Design/Layout

Wie kann ich das Design/Layout der Zeitschrift verändern, z. B. responsives Layout implementieren?

Eine ausführliche Anleitung zum Ändern des Erscheinungsbildes Ihres Journals und zur Implementierung eines responsiven Designs finden Sie in unserer Anleitung.

Wie kann ich eigene Inhaltsblöcke hinzufügen?

Eine ausführliche Anleitung zum Einfügen und Anpassen von benutzerdefinierten Blöcken in der Seitenleiste finden Sie in unserer Anleitung.

Eignet sich OJS 3 für Neuinstallationen?

Sofern der Funktionsumfang für Ihre Zwecke ausreicht, spricht nach derzeitigem Kenntnisstand und den Erfahrungen anderer Journals und Dienstleister nichts gegen die Verwendung von OJS 3 für Neuinstallationen. Wir empfehlen allerdings vorab ausführliche Tests, um ggf. bislang noch unbekannte Fehler im laufenden Betrieb vermeiden zu können.

Gibt es eine Übersicht von OJS 3-Installationen im deutschsprachigen Raum?

Nein, eine Übersicht gibt es aktuell nicht. Uns sind einige wenige deutschsprachige Journals bekannt, die bereits auf OJS 3 setzen. Wenn Sie aktuell an einer Neugründung oder Portierung arbeiten, können Sie innerhalb des PKP Forums den Bereich Community Showcases nutzen und Ihre Zeitschrift dort vorstellen. Ein Beispiel dafür ist das Journal TATuP.

Wenn von OJS 2 auf OJS 3 umgestellt wird, bleiben die bereits vorhandenen DOIs und URNs bestehen?

Prinzipiell sollten DOI und URN als Teil der Metadaten migriert werden. Es kann leider keine Garantie übernommen werden, ob die Migrationsskripte auch tatsächlich alle Daten fehlerfrei übernehmen. Nachkontrollen sind hier unumgänglich.

Wie funktioniert das Rechtemanagement in OJS 3?

Die Rechte werden auf der Ebene der Rollenbenennung ausdifferenziert. Erteilt werden die Rechte jeweils für die Gesamtheit der Einreichungsschritte. Ist eine Rolle also für einen der Einreichungs- und Redaktionsschritte freigeschaltet, hat sie die gleichen Rechte, wie eine anders benannte Rolle, die ebenfalls hierfür freigeschaltet ist (z.B. Designer und Indexer).

Kann OJS mehrere Admins haben?

Es kann nur eine/n Administrator/in geben.

Mehrere Journals in einer OJS-Instanz: Was muss ich beachten?

Eine ausführliche Abwägung von Pro und Contra finden Sie in unserer Anleitung.

Wie kann ich OJS konform zur Datenschutz-Grundverordnung DSGVO einrichten?

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung DSGVO ist ab Mai 2018 verbindlich. PKP hat dazu den Leitfaden „GDPR Guidebook for PKP Users“ veröffentlicht, der sowohl Informationen für Zeitschriftenbetreiber/innen als auch eine Anleitung zur datenschutzkonformen Einrichtung von OJS enthält.

Wie kann ich fehlende oder fehlerhafte Übersetzungen melden?

Allgemeine Beschreibungen zu den Übersetzungen der PKP Software gibt es im PKP Wiki. Marco Tullney ist der Ansprechpartner für deutsche Übersetzungen. Wenn sie direkt an der Übersetzung mitarbeiten wollen, finden Sie detailierte Infos hierzu in diesem GitBook.